Grondstof & productpaspoort voor inkopers

Klimaatinstallaties: eerst de Circulaire Criteria, dan de productdata

Koop je klimaatinstallaties in, dan zijn er twee Circonnect tools die je kunt inzetten. Ze bouwen op een logische manier op elkaar voort en helpen je van kwaliteitseisen naar kwantitatieve eisen te komen.

Circulaire Criteria voor Klimaatinstallaties: Wat zet je in je PvE?

Bij de inkoop van klimaatinstallaties ligt de focsu nu vaak op het gebouw zelf. De Circulaire Criteria verbreden die blik naar gebruiker, gebouw en installatie samen. Je kijkt naar vijf aspecten: een integrale benadering, losmaakbaarheid, adaptief vermogen, hergebruik & hergebruikpotentie, en optimalisatie van de levensduur. De criteria zijn kwalitatief en geven invulling aan je Programma van Eisen, op drie ambitieniveaus. Ze beantwoorden de vraag hoe je je uitvraag meer circulair maakt. Na het doorlopen van de tool heb je een eerste concept voor jouw Programma van Eisen.

Grondstof & Productpaspoort voor inkopers: Welke data vraag je uit?

Het GPP gaat een stap verder en maakt de uitvraag kwantitatief. Je bepaalt welke data je bij leveranciers uitvraagt: wat je precies inkoopt, waar het vandaan komt en welke milieu-impact het heeft. Daarmee sluit je aan op wat de wetgeving van producenten vraagt, onder meer over kritieke grondstoffen.

Van inkoopopgave naar een eerste uitvoerbare aanpak

In een workshop doorloop je de tool met je inkoopteam, toegepast op je eigen casus. Je zet hem vooral in bij de voorbereiding van een aanbesteding of een nieuw contract voor technische producten, precies op het moment dat je nog kunt bepalen wat je uitvraagt.

Stap 1: Kies je opgave en bepaal waarop je stuurt

Je kiest één concrete inkoopopgave en beschrijft wat je inkoopt, welke functie het moet vervullen en over welke levensduur je kijkt. Daarna bepaal je maximaal drie stuurdoelen, zoals leveringszekerheid, gebruikskosten, milieu-impact, circulariteit of compliance. Met het werkblad dat wet- en regelgeving koppelt aan databehoefte selecteer je de datapunten die voor jouw product relevant zijn.

Die datapunten liggen op drie niveaus: wat er in het product zit, wat er tijdens de levensduur gebeurt aan onderhoud, energie- en materiaalgebruik, en welke milieu-impact dat oplevert. Elke extra informatie-eis kost de markt en je eigen organisatie tijd, dus je vraagt alleen data waarvan je weet welke beslissing je ermee neemt.

Stap 2: Breng in kaart wat de markt kan leveren

Je toetst bij leveranciers welke data beschikbaar is, hoe die is bepaald en of die tijdens het contract actueel blijft. Per datapunt leg je vast of het beschikbaar is, deels beschikbaar of ontbreekt, en op welk bewijs het rust. Zo zie je waar de markt al staat en waar nog ruimte voor verbetering zit. Dat inzicht maakt je uitvraag realistisch en laat leveranciers zien waarop ze kunnen innoveren.

Stap 3: Vertaal data naar je uitvraag en contract

Je bepaalt per datapunt de passende inzet: als marktvraag, informatie-eis, minimumeis, gunningscriterium, contractafspraak of monitoring. In een onvolwassen markt begin je met marktvragen en informatie-eisen; waar prestaties onderscheidend en vergelijkbaar zijn, waardeer je ze in de gunning.

Voor het einde van de levensduur kun je bijvoorbeeld een plan voor demontage en hergebruik uitvragen. Ventilatiekanalen van aluminium blijven vaak een hele gebouwlevensduur onaangeroerd boven het systeemplafond hangen, terwijl ze met goede retourlogistiek eenvoudig opnieuw inzetbaar zijn.

Stap 4: Een kader voor de volgende uitvraag

Je sluit af met een eerste inkoopaanpak van drie tot vijf datapunten, met per datapunt het doel, de inkoopactie, het bewijs en de inzet. Daarmee heb je een uitgewerkte casus die als kader dient voor je volgende uitvraag.

Zo werk je samen met ons aan een Grondstof & Productpaspoort voor jouw inkopers

Circonnect ontwikkelt per productgroep een leidraad samen met producenten en experts, gevalideerd door de productgroep zelf. In een workshop vertaal je die leidraad met je inkoopteam naar criteria voor je eigen uitvraag  en legt die vast in een eigen afwegingskader. Zo vraag je uit op dezelfde datapunten waarop producenten zich voorbereiden, en sluit je uitvraag aan op wat de wetgeving straks van hen vraagt. Bovendien kijk je bij elke volgende inkoopbeslissing consistent naar dezelfde criteria.

Buyergroups

Koop je samen met andere organisaties in, bijvoorbeeld in een buyer group? Dan stemmen we jullie criteria af op de datapunten uit de leidraad, die aansluiten op komende Europese wetgeving. Dat deden we eerder voor het kavelbesluit Wind op Zee. Producenten krijgen zo één consistente marktvraag om op te innoveren, en jullie criteria blijven ook houdbaar als de wetgeving ingaat.

Veelgestelde vragen

• Wat doe ik als leveranciers de gevraagde data nog niet hebben?

  Dat is op dit moment eerder regel dan uitzondering. Leg per vraag vast of het antwoord beschikbaar is, deels beschikbaar of ontbreekt. Zo leer je wat de markt nu kan leveren en welke datapunten je voorlopig als marktvraag of informatie-eis inzet, in plaats van als harde eis.

• Moet mijn organisatie circulaire inkoopdoelen hebben?

  Heeft je organisatie die doelen, dan helpt de tool ze om te zetten in meetbare criteria. Zijn ze er niet, dan gebruik je dezelfde aanpak om risico’s op leveringszekerheid, prijs en herkomst beter in te schatten.

• Hoe borg en monitor ik de afspraken tijdens het contract?

  Dat hangt af van het criterium dat je centraal stelt. Stuur je op de milieu-impact van de productie, dan vraag je een environmental product declaration (EPD) op. Afspraken over wat er aan het einde van de levensduur gebeurt, zijn lastiger te borgen en te monitoren. Daarop ontwikkelt de markt zich nog, onder meer in projecten die voortkomen uit de routekaart voor klimaatinstallaties.

• Hoe hangt deze tool samen met de leidraden per productgroep?

  Het Grondstof & Productpaspoort is een leidraad per productgroep, met meetbare criteria die deels voortkomen uit Europese regelgeving. Je ambitieniveau kies je zelf. Met het Grondstof & Productpaspoort voor inkopers kun je gaan werken vanuit dezelfde data.

• Ik werk bij een producent. Kan ik Grondstof & Productpaspoort voor inkopers dan ook gebruiken?

  Deze tool is gemaakt vanuit het perspectief van de inkoper. Onder elke Grondstof en Productpaspoort leidraad per productgroep ligt ook een werkomgeving voor producenten, die helpt bepalen waar voor jouw bedrijf de meeste winst in verbetering zit. De eerste stap is daar vaak je bill of materials op orde brengen: de basisinformatie over wat er in je product zit. Omdat beide werkomgevingen met dezelfde criteria werken, zie je als producent welke informatie inkopers gaan uitvragen.

• Ik wil graag met mijn hele productketen werken aan circulariteit. Zijn deze tools dan handig te gebruiken?

  Als je met je ketenpartners concreet aan de slag wilt, dan kun je meedoen aan een CIRCO Keten-Track. In deze reeks ga je concreet met elkaar aan de slag met het verkennen van de kansen voor jouw keten, en begin je direct met het formuleren van concrete activiteiten.