Inkopers aan de slag met het Grondstof en Productpaspoort

Zo’n honderd inkopers volgden op 17 juni het webinar Circulair Inkopen, de praktijk van het Versnellingsnetwerk Circulair Inkopen. Iris Grobben, programmamanager bij Circonnect, liet zien hoe inkopers met het Grondstof- & Productpaspoort gerichter kunnen uitvragen, ketenrisico’s eerder in beeld hebben en sturen op waarde over de hele levensduur van een product. Circonnect werkt aan een vertaling van het Grondstof- & Productpaspoort voor inkopers.

Het webinar bood twee invalshoeken op dezelfde opgave. Mirjam Kibbeling, lector Publieke Inkoop, deelde de resultaten van het praktijkonderzoek Niet, Anders en Minder Inkopen (NAMI). Haar bijdrage richtte zich op de hoogste treden van de R-ladder: de vraag of iets überhaupt ingekocht moet worden. Iris Grobben pakte de draad op bij wat organisaties wél aanschaffen. Haar vraag aan de deelnemers: welke productdata heb je nodig om beter uit te vragen, te vergelijken en te contracteren?

Klimaatinstallaties als proeftuin

Grobben koos klimaatinstallaties als praktijkcase, en met reden. Door elektrificatie, hogere comforteisen en meer aandacht voor schone lucht sinds corona worden steeds meer en steeds complexere installaties ingekocht. Volgens Grobben bepalen installaties bij nieuwbouw inmiddels gemiddeld 45 procent van de milieu-impact van een gebouw, een aandeel dat groeit naarmate bouwmaterialen biobased worden. In de apparaten zitten grondstoffen als koper, aluminium en lithium, en permanente magneten in aandrijvingen, met bijbehorende kwetsbaarheden in de keten.

De sector heeft hiervoor ambities vastgelegd in de Routekaart Circulaire Klimaatinstallaties. In 2030 moet de milieukostenindicator (MKI) met 25% zijn gereduceerd ten opzichte van 2016, de levensduur van installaties met 50% zijn verlengd, en moeten 100% van de componenten en toestellen hoogwaardig worden hergebruikt of gerecycled. Inkoop is een van de plekken waar die doelen concreet worden.

Van technische uitvraag naar levensduur-denken

Een eerste poll liet zien waar inkopers nu vooral op sturen: aanschafprijs en technische prestatie scoorden het hoogst, gevolgd door onderhoud, levensduur en beschikbaarheid van onderdelen, en energieprestatie en exploitatiekosten. Het Grondstof- & Productpaspoort bouwt daarop voort. Het bundelt leveranciersdata in vier blokken: productinformatie (materialen, kritieke grondstoffen, herkomst, zeer zorgwekkende stoffen), gebruik en beheer, milieu-impact, en waardebehoud en einde levensduur.

Het vertrekpunt ligt bij de behoeftebepaling. Grobben gaf drie voorbeelden. Een gemeente die met een schoolbestuur een renovatie voorbereidt, zoekt een gezond en energiezuinig klimaatsysteem dat lang meegaat en goed te onderhouden is. Een assetmanager die een vastgoedportefeuille verduurzaamt, wil voorspelbare levensduurkosten en restwaarde. Een glasbedrijf wil vooral betrouwbaarheid, omdat stilstand direct een productiestop betekent. De vraag verschuift zo van “welke installatie hebben we nodig?” naar “welke prestatie, risico’s en data willen we over de hele levensduur borgen?”

Zo kan een uitvraag eruitzien

Om dat concreet te maken, werkte Circonnect voorbeeldcriteria uit op zes thema’s: productdata, kritieke grondstoffen, levensduur en onderhoud, milieu-impact, end-of-life en terugname, en datakwaliteit. Ze laten zien welke vragen je als inkoper kunt stellen en hoe je die stap voor stap aanscherpt. Bij kritieke grondstoffen begin je bijvoorbeeld met de vraag welke materialen erin zitten en welke leveringsrisico’s daarbij horen.

Grobben illustreerde de waarde met een lopend project over ventilatiekanalen: laagtechnologische aluminium kanalen die in vrijwel elk kantoor en elke fabriek boven het systeemplafond hangen. Met goede retourlogistiek zijn ze eenvoudig opnieuw in te zetten.

De markt stap voor stap meenemen

De kern van haar boodschap: bouw de uitvraag geleidelijk op en vraag vooral transparantie over data, kwaliteit en verbeterstappen. Producenten hebben hun Bill of Materials vaak nog beperkt op orde. Een consistente uitvraag vanuit inkoop geeft hen de basis om daarin te investeren. “Inkoop en productie lopen hier parallel. Als inkopers op een consistente manier uitvragen, kunnen producenten er een innovatieagenda op bouwen.”

In de slotpoll kozen veel deelnemers voor intern bepalen welke data de organisatie nodig heeft als eerste haalbare stap. Uit de vragenronde bleek hoeveel er nog in ontwikkeling is. Voor milieu-impact in de productiefase kan een inkoper een Environmental Product Declaration opvragen. Afspraken over wat er over vijftien jaar met een installatie gebeurt, vragen nog om nieuwe vormen van garantie en monitoring, waar de sector volop aan werkt. Deelnemers uit het onderwijs wezen op gescheiden budgetten voor bouw en onderhoud. De gemeente Leeuwarden kwam ter sprake als koploper die ingekochte producten niet langer naar nul afschrijft en stuurt op restwaarde.

Vertaling voor inkopers in aantocht

Circonnect werkt aan een vertaling van het Grondstof- & Productpaspoort voor inkopers. Die laat zien hoe je de tool inzet om meer circulair in te kopen, met een eigen werkomgeving gericht op inkoop. Naast klimaatinstallaties zijn leidraden in ontwikkeling voor textiel, meubels, batterijen, laadinfrastructuur en machines.

Het webinar is terug te kijken via Nevi. Meer over het Grondstof- & Productpaspoort vind je hier.